Privacy Policy

Privacyverklaring Lopersvereniging Groenlo

Versie: juli 2026

Vooraf

Lopersvereniging Groenlo vindt het belangrijk dat zorgvuldig met persoonsgegevens wordt omgegaan. In deze privacyverklaring leggen wij op een begrijpelijke manier uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, met wie wij gegevens delen, hoelang wij deze bewaren en welke rechten je hebt.

Deze privacyverklaring is van toepassing wanneer je:

• Onze website bezoekt;
• Lid bent of lid wil worden;
• Contact met ons opneemt;
• Deelneemt aan een training, clinic, wedstrijd of andere activiteit;
• Je aanmeldt als vrijwilliger;
• Op een andere manier persoonsgegevens aan ons verstrekt.

In deze privacyverklaring bedoelen we met:

• LVG: Lopersvereniging Groenlo;
• Website: lvggroenlo.nl;
• Deelnemer: iemand die deelneemt aan een door LVG georganiseerde wedstrijd, clinic of activiteit;
• Persoonsgegevens: alle informatie die direct of indirect naar een persoon te herleiden is.

Lopersvereniging Groenlo is gevestigd in de gemeente Oost Gelre en staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 40103818. LVG is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

 

1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

1.1 Leden en aspirant-leden

Wanneer je lid wordt of informatie aanvraagt over het lidmaatschap, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• Voor- en achternaam;
• Adres, postcode en woonplaats;
• Geboortedatum en leeftijd;
• Geslacht of verenigingscategorie;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Bankrekeningnummer en betaalgegevens;
• Lidmaatschaps- en contributiegegevens;
• Gegevens die nodig zijn voor aanmelding bij de Atletiekunie;
• Eventuele wedstrijdlicentie en het bijbehorende verenigings- of bondsnummer.

1.2 Deelnemers aan wedstrijden, clinics en activiteiten

Wanneer je je inschrijft voor een wedstrijd, clinic of andere activiteit, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• Voor- en achternaam;
• Adres, postcode en woonplaats;
• Geboortedatum en leeftijd;
• Geslacht of wedstrijdcategorie;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Vereniging of loopgroep;
• Bedrijf, organisatie of bedrijventeam;
• Gekozen afstand of onderdeel;
• Startnummer;
• Inschrijfdatum en betalingsstatus;
• Beperkte transactiegegevens die nodig zijn om de betaling te controleren;
• Geregistreerde start-, tussen- en finishtijden;
• Uitslag en klassering;
• Eventuele wijzigingen, vragen of correspondentie over de inschrijving;
• Indien gevraagd of vrijwillig opgegeven: naam en telefoonnummer van een contactpersoon voor noodgevallen.

Wij vragen deelnemers in beginsel niet om medische gegevens in het online inschrijfsysteem. Een deelnemer kan relevante medische informatie desgewenst aangeven bij het wedstrijdsecretariaat. Deze informatie wordt niet opgenomen in onze reguliere deelnemersadministratie.

1.3 Contact, vrijwilligers en overige activiteiten

Wanneer je contact met ons opneemt of je aanmeldt als vrijwilliger, kunnen wij verwerken:

• Naam en contactgegevens;
• Inhoud van het bericht of verzoek;
• Beschikbaarheid, voorkeuren en toegewezen werkzaamheden;
• Leeftijd of geboortedatum wanneer voor een taak een minimumleeftijd geldt;
• Overige informatie die je zelf aan ons verstrekt.

1.4 Websitegegevens

Bij een bezoek aan onze website kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals:

• IP-adres;
• Type apparaat en browser;
• Bezochte pagina’s;
• Datum en tijd van het bezoek;
• Cookievoorkeuren;
• Technische gegevens die nodig zijn voor de werking en beveiliging van de website.

 

2. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens gebruiken voor:

• Het verwerken van lidmaatschappen en contributies;
• Aanmelding en administratie bij de Atletiekunie;
• Communicatie met leden;
• Het organiseren van trainingen, clinics, wedstrijden en activiteiten;
• Deelnemersregistratie en controle van deelnamevoorwaarden;
• Het toepassen van leeftijdsgrenzen;
• Het verwerken en controleren van inschrijfgelden;
• Het opstellen en versturen van facturen aan bedrijventeams;
• Het beantwoorden en verwerken van vragen, wijzigingen en afmeldingen;
• Tijdregistratie en het vaststellen van uitslagen;
• Het publiceren en bewaren van deelnemerslijsten, uitslagen en klassementen;
• Communicatie over een wedstrijd of activiteit;
• Het organiseren en inroosteren van vrijwilligers;
• Het verzorgen van verenigingscommunicatie;
• Het maken van verslagen van wedstrijden, trainingen en activiteiten;
• Het verbeteren, beveiligen en technisch laten functioneren van de website en e-mail;
• Het voldoen aan wettelijke en administratieve verplichtingen;
• Het behandelen van klachten, incidenten, verzekeringskwesties of geschillen.

Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor andere doeleinden die niet passen bij het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld, tenzij wij je daar vooraf over informeren of daarvoor toestemming vragen.

 

3. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

LVG verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

3.1 Uitvoering van een overeenkomst

De verwerking kan nodig zijn voor:

• Het aangaan en uitvoeren van een lidmaatschap;
• Deelname aan een wedstrijd, clinic of activiteit;
• Het verwerken van een inschrijving, betaling, wijziging of afmelding;
• Het uitvoeren van tijdregistratie en uitslagenverwerking;
• Het verstrekken van noodzakelijke deelnemersinformatie.

3.2 Wettelijke verplichting

Sommige gegevens moeten wij verwerken of bewaren omdat dit wettelijk verplicht is. Dit geldt bijvoorbeeld voor onderdelen van onze financiële administratie.

3.3 Gerechtvaardigd belang

Wij kunnen gegevens verwerken wanneer LVG of een derde daar een gerechtvaardigd belang bij heeft en jouw privacybelang niet zwaarder weegt. Dit kan onder andere gelden voor:

• Een veilig en controleerbaar verloop van wedstrijden en activiteiten;
• Controle op fouten, misbruik of fraude;
• Beveiliging van de website, e-mail en informatiesystemen;
• Communicatie die rechtstreeks verband houdt met het lidmaatschap of deelname;
• Publicatie en bewaring van wedstrijdresultaten;
• Verslaglegging en het historische archief van de vereniging;
• Het behandelen van klachten, incidenten en geschillen.

Wij maken daarbij steeds een afweging tussen het belang van LVG en de gevolgen voor de betrokken persoon.

3.4 Toestemming

Wanneer verwerking niet op een andere grondslag kan worden gebaseerd, vragen wij toestemming. Dit kan bijvoorbeeld gelden voor:

• Bepaalde niet-noodzakelijke promotionele berichten;
• Specifieke of nadrukkelijk geposeerde foto- en video-opnamen;
• Andere verwerkingen waarvoor afzonderlijke toestemming nodig is.

Gegeven toestemming kan altijd worden ingetrokken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden.

3.5 Vitaal belang

In een medische noodsituatie kunnen persoonsgegevens worden gebruikt of gedeeld wanneer dit noodzakelijk is om de gezondheid of veiligheid van een lid, deelnemer of een andere persoon te beschermen.

 

4. Inschrijving en tijdregistratie bij wedstrijden

4.1 Individuele inschrijving via inschrijven.nl

Individuele inschrijvingen voor de Kanonsloop en eventueel andere wedstrijden verlopen via inschrijven.nl, een dienst van Iwan.nl B.V.

Inschrijven.nl verwerkt de gegevens die nodig zijn om de inschrijving namens LVG mogelijk te maken. De betaling van het inschrijfgeld kan via de op dat moment gebruikte elektronisch betalingssysteem en de daarbij betrokken betaaldienstverlener worden afgehandeld.

De inschrijfgegevens worden aan LVG verstrekt en vervolgens overgebracht naar de op dat moment gebruikte elektronische tijdsregistratiesysteem voor deelnemersbeheer en tijdregistratie.

Wanneer je bij inschrijven.nl vrijwillig een persoonlijk profiel aanmaakt, kan inschrijven.nl voor dat profiel ook een eigen verantwoordelijkheid hebben. Raadpleeg hiervoor de privacyverklaring van inschrijven.nl.

4.2 Inschrijving bedrijvenloop via elektronische tijdsregistratiesysteem

Bedrijventeams voor de Kanonsloop worden rechtstreeks via elektronische tijdsregistratiesysteem ingeschreven.

De contactpersoon van een bedrijventeam voert de gegevens van de teamleden in. De contactpersoon is verantwoordelijk voor:

• Het juist en volledig invoeren van de gegevens;
• Het informeren van de teamleden over de inschrijving;
• Het beschikbaar stellen van het deelnemersreglement en deze privacyverklaring aan de teamleden.

4.3 Deelnemersbeheer en tijdregistratie via het elektronische tijdsregistratiesysteem

LVG gebruikt het tijdsregistratiesysteem onder andere voor:

• Deelnemersbeheer;
• Toekenning en beheer van startnummers;
• Samenstelling van bedrijventeams;
• Registratie van start- en finishtijden;
• Het opstellen van individuele en bedrijvenklassementen;
• Publicatie van deelnemerslijsten en uitslagen.

LVG bepaalt welke gegevens en velden in het elektronische tijdsregistratiesysteem worden gebruikt. Wij doen ons best daarbij niet meer persoonsgegevens te verzamelen dan voor de organisatie van de wedstrijd noodzakelijk is.

4.4 Juistheid van gegevens

De persoon die een inschrijving uitvoert, is verantwoordelijk voor het volledig en naar waarheid invullen van de gegevens.

Onjuiste gegevens kunnen worden gecorrigeerd door contact op te nemen met LVG, bij voorkeur bij het betreffende evenement aangegeven contactgegevens. Wanneer onjuiste gegevens gevolgen hebben voor een leeftijdscategorie, uitslag of prijs, kan LVG de uitslag of inschrijving aanpassen.

 

5. Publicatie van deelnemerslijsten en uitslagen

Bij deelname aan een wedstrijd kunnen de volgende gegevens openbaar worden gemaakt:

• Naam;
• Startnummer;
• Wedstrijdcategorie;
• Vereniging, bedrijf of team;
• Gekozen afstand;
• Geregistreerde bruto en/of nettotijd;
• Klassering en uitslag.

Deze gegevens kunnen worden gepubliceerd via:

• De website van LVG;
• Platform van het elektronische tijdsregistratiesysteem;
• Andere uitslagenplatforms;
• Sociale media en verenigingscommunicatie;
• Historische uitslagenoverzichten.

Publicatie is nodig voor een transparant en controleerbaar wedstrijdverloop en voor het bijhouden van het wedstrijdarchief.

Wie bezwaar heeft tegen publicatie of een fout in een uitslag constateert, kan contact opnemen met LVG. Wij beoordelen dan of correctie, verwijdering of bijvoorbeeld vervanging van de naam door een neutrale aanduiding mogelijk en passend is.

Het verwijderen van een naam uit een openbare uitslag betekent niet altijd dat alle onderliggende administratieve gegevens direct kunnen worden verwijderd. Sommige gegevens kunnen nog nodig zijn voor controle, financiële administratie of de behandeling van een klacht of geschil.

 

6. Website en e-mail via Argeweb

LVG gebruikt diensten van Argeweb voor de hosting en technische beschikbaarheid van de website en e-mail.

Hierdoor kan Argeweb technische gegevens en persoonsgegevens verwerken die worden opgeslagen of verzonden via:

• De website;
• Contactformulieren;
• E-mailaccounts van LVG;
• Back-ups;
• Technische logbestanden.

Argeweb verwerkt deze gegevens in beginsel alleen voor het leveren, onderhouden, beveiligen en ondersteunen van de overeengekomen diensten.

E-mailberichten aan LVG kunnen worden ingezien door de bestuursleden, commissieleden of vrijwilligers voor wie het betreffende e-mailadres en de bijbehorende taak bestemd zijn.

 

7. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen persoonsgegevens niet.

Wij delen of laten gegevens alleen verwerken wanneer dit nodig is voor onze activiteiten, wanneer wij daarvoor een geldige grondslag hebben of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Persoonsgegevens kunnen onder andere worden verwerkt door of gedeeld met:

• De Atletiekunie;
• nl/Iwan.nl B.V.;
• Elektronische tijdsregistratiesysteem;
• Argeweb en door Argeweb gebruikte hosting- of infrastructuurleveranciers;
• Banken en betaaldienstverleners;
• Leveranciers van website-, e-mail- en andere IT-diensten;
• Partijen die ondersteunen bij tijdregistratie en uitslagenverwerking;
• Een boekhouder of andere administratieve ondersteuner;
• Een externe websitebeheerder, voor zover deze toegang nodig heeft;
• Verzekeraars en adviseurs;
• Gemeente, politie, veiligheidsregio of hulpdiensten wanneer dit noodzakelijk is;
• Overheidsinstanties wanneer LVG wettelijk verplicht is gegevens te verstrekken.

Met partijen die persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van LVG verwerken, maken wij waar nodig afspraken over:

• Het toegestane gebruik;
• Geheimhouding;
• Beveiliging;
• Sub verwerkers;
• Datalekken;
• Ondersteuning bij privacyverzoeken;
• Teruggeven of verwijderen van gegevens.

Sommige organisaties bepalen vanuit hun eigen wettelijke of maatschappelijke taak zelf hoe zij persoonsgegevens verwerken. In dat geval kunnen zij zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn en is ook hun eigen privacyverklaring van toepassing.

 

8. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Wij streven ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte, de EER, te laten verwerken.

Sommige leveranciers kunnen voor onderdelen van hun dienstverlening gebruikmaken van ondernemingen of infrastructuur buiten de EER. Als persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, moet daarvoor een geldige wettelijke waarborg bestaan, zoals:

• Een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• Door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen;
• Andere wettelijk toegestane passende waarborgen.

LVG vraagt haar belangrijkste dienstverleners waar nodig om informatie over verwerkingslocaties, subverwerkers en de toegepaste waarborgen. Meer informatie hierover kan bij LVG worden opgevraagd.

 

9. Foto’s en video’s

Tijdens trainingen, wedstrijden, clinics en andere activiteiten kunnen foto- en video-opnamen worden gemaakt. Wij kunnen deze beelden gebruiken voor:

• Een verslag van het evenement;
• De website van LVG;
• Sociale media;
• Promotie van de vereniging en haar activiteiten;
• Het historische verenigingsarchief.

Bij algemene sfeerbeelden en verslaglegging kunnen wij ons beroepen op het gerechtvaardigde belang van de vereniging. Bij nadrukkelijk geposeerde portretten of specifiek promotioneel gebruik vragen wij waar nodig afzonderlijk toestemming.

Wij gaan zorgvuldig om met beeldmateriaal, in het bijzonder wanneer minderjarigen herkenbaar in beeld zijn.

Heb je bezwaar tegen publicatie van een foto of video waarop je herkenbaar staat? Neem dan contact met ons op. Wij beoordelen het verzoek en verwijderen, vervangen of bewerken het beeld waar dat redelijkerwijs mogelijk en passend is.

 

10. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

De vereniging bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld. Daarbij handelt de vereniging overeenkomstig artikel 5, eerste lid, onder e van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Voor bepaalde gegevens gelden daarnaast wettelijke bewaarplichten, zoals de fiscale bewaartermijn van zeven jaar voor financiële administraties. Daarbij hanteren wij in beginsel volgende termijnen:

• Ledenadministratie: gedurende het lidmaatschap en maximaal twee jaar na beëindiging daarvan, tenzij langere bewaring noodzakelijk of wettelijk verplicht is.
• Inschrijf- en contactgegevens van wedstrijden: maximaal twee jaar na het evenement.
• Financiële administratie en facturen: gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn, doorgaans zeven jaar.
• Contactformulieren en correspondentie: maximaal twee jaar nadat de vraag of het verzoek is afgehandeld, tenzij langere bewaring nodig is.
• Vrijwilligersadministratie: maximaal twee jaar na de betreffende activiteit of inzet.
• Wedstrijduitslagen: voor onbepaalde tijd als onderdeel van het historische wedstrijdarchief.
• Foto’s, video’s en verenigingspublicaties: zolang deze relevant zijn voor verslaglegging, communicatie of het historische verenigingsarchief.
• Technische website-, e-mail- en beveiligingsgegevens: zolang deze nodig zijn voor de werking en beveiliging van de betreffende diensten.
• Back-ups: volgens de back-up- en verwijdercycli van de betrokken dienstverlener.

Wanneer gegevens betrokken zijn bij een klacht, incident, verzekeringstraject of juridisch geschil, kunnen wij deze langer bewaren totdat de zaak volledig is afgehandeld.

Na afloop van een bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij bewaring op een andere geldige grondslag mogelijk of noodzakelijk is.

 

11. Cookies en websitegebruik

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken.

11.1 Noodzakelijke cookies

Noodzakelijke cookies zorgen ervoor dat de website goed en veilig functioneert. Voor deze cookies is geen toestemming nodig.

11.2 Voorkeurs-, analyse- en overige cookies

Voor cookies die niet strikt noodzakelijk zijn, vragen wij vooraf toestemming wanneer dat wettelijk verplicht is.

Via de cookiemelding of cookie-instellingen op de website kun je jouw voorkeuren bekijken en wijzigen. Meer informatie over de gebruikte cookies en bewaartermijnen staat in de cookie-instellingen op de website.

 

12. Beveiliging

LVG neemt passende organisatorische en technische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• Verlies;
• Onbevoegde toegang;
• Onjuist gebruik;
• Ongewenste wijziging;
• Ongeoorloofde verstrekking.

Daarbij letten wij onder andere op:

• Persoonlijke gebruikersaccounts;
• Sterke wachtwoorden;
• Meervoudige authenticatie waar dit beschikbaar en passend is;
• Beperking van toegang tot personen die de gegevens nodig hebben;
• Beveiligde verbindingen;
• Back-ups en herstelmogelijkheden;
• Actuele software en beveiligingsupdates;
• Het tijdig intrekken van toegang wanneer iemand een functie of taak beëindigt;
• Afspraken met leveranciers en externe beheerders.

Bestuursleden, commissieleden en vrijwilligers krijgen alleen toegang tot persoonsgegevens voor zover dit nodig is voor hun taak. Wij verwachten dat zij vertrouwelijk en zorgvuldig met deze gegevens omgaan.

 

13. Datalekken

Een datalek is een beveiligingsincident waarbij persoonsgegevens verloren gaan, worden gewijzigd, toegankelijk worden voor onbevoegden of onrechtmatig worden verstrekt.

Wanneer zich een mogelijk datalek voordoet:

• Onderzoeken wij wat er is gebeurd;
• Proberen wij de gevolgen te beperken;
• Leggen wij het incident vast;
• Vragen wij waar nodig ondersteuning van de betrokken leverancier;
• Melden wij het incident bij de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer dit wettelijk verplicht is;
• Informeren wij betrokken personen wanneer het datalek waarschijnlijk een hoog risico voor hen oplevert.

Heb je per ongeluk persoonsgegevens van LVG ontvangen die niet voor jou bestemd zijn, of vermoed je een beveiligingsprobleem? Meld dit dan zo snel mogelijk bij LVG en deel de informatie niet verder.

 

14. Jouw privacyrechten

Je hebt, afhankelijk van de situatie, het recht om:

• Te weten welke persoonsgegevens wij van je verwerken;
• Jouw persoonsgegevens in te zien;
• Onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;
• Gegevens te laten verwijderen;
• De verwerking tijdelijk te laten beperken;
• Bezwaar te maken tegen een verwerking;
• Eerder gegeven toestemming in te trekken;
• Jouw gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen, voor zover dit recht van toepassing is;
• Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Een verzoek kan worden ingediend via het secretariaat van LVG. Vermeld daarbij duidelijk waarop het verzoek betrekking heeft.

Om te voorkomen dat gegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kunnen wij om aanvullende informatie vragen waarmee de identiteit kan worden gecontroleerd. Wij vragen niet meer gegevens dan noodzakelijk en bewaren geen volledige kopie van een identiteitsbewijs wanneer dat niet nodig is.

Wij reageren in beginsel binnen één maand. Wanneer een verzoek ingewikkeld is of wanneer meerdere verzoeken tegelijk worden ingediend, kan deze termijn wettelijk worden verlengd. In dat geval informeren wij je daarover.

Niet ieder verzoek tot verwijdering kan altijd direct en volledig worden uitgevoerd. Gegevens kunnen bijvoorbeeld nog nodig zijn vanwege een wettelijke bewaarplicht, een openstaande betaling, een geschil of een gerechtvaardigd historisch belang. Wij leggen dit uit wanneer dat van toepassing is.

 

15. Minderjarigen

Voor deelname door personen jonger dan 16 jaar kan toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger worden gevraagd.

De ouder of wettelijk vertegenwoordiger is verantwoordelijk voor:

• Het juist invullen van de inschrijfgegevens;
• Het informeren van de minderjarige over deelname aan activiteiten van de vereniging, onder andere trainingen, clinics en evenementen;
• Het kennisnemen van het deelnemersreglement en deze privacyverklaring;
• Het beoordelen of deelname passend en verantwoord is.

Een ouder of wettelijk vertegenwoordiger kan namens een minderjarige contact opnemen over diens persoonsgegevens en privacyrechten.

 

16. Klachten

Heb je een vraag of klacht over de manier waarop LVG met persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact met ons op. Wij proberen samen tot een passende oplossing te komen.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

 

17. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd, bijvoorbeeld wanneer:

• Onze activiteiten veranderen;
• Wij andere systemen of leveranciers gaan gebruiken;
• Wettelijke verplichtingen veranderen;
• Een dienstverlener zijn verwerking of subverwerkers wijzigt.

De meest actuele versie staat altijd op onze website. Bij belangrijke wijzigingen proberen wij leden en deelnemers daar actief over te informeren.

 

18. Contact

Voor vragen, correcties, bezwaren of verzoeken over persoonsgegevens kun je contact opnemen met:

Lopersvereniging Groenlo
KvK-nummer: 40103818
E-mail:
Website: www.lvggroenlo.nl

Voor vragen die uitsluitend betrekking hebben op een inschrijving voor een evenement, zoals de Kanonsloop: